Oferecer um ambiente de trabalho saudável, com um bom diálogo entre líderes e liderados onde os colaboradores tenham voz ativa, é o mínimo para quem almeja obter melhores resultados, sem impactar seus custos . Mas, para que isso se torne possível, é preciso saber como melhorar a comunicação interna nas empresas.
A comunicação é o ponto chave para qualquer aspecto em nossas vidas, seja pessoal ou profissional. Quando se trata de empresas não é diferente. É preciso que o gestor estabeleça meios para transmitir de forma clara e objetiva as metas e expectativas da companhia, mas, em contrapartida, ele precisa também disponibilizar canais para ouvir o que os colaboradores têm a dizer.
É necessário pensar em ferramentas estratégicas que otimizem o diálogo a fim de melhorar a produtividade dos profissionais sem, necessariamente, ter que alterar o quadro ou a quantidade de empregados — o que influencia diretamente no melhor aproveitamento dos recursos humanos e financeiros da empresa.
Pensando nisso, preparamos um material rico em dicas e informações para você aprender de uma vez por todas como melhorar a comunicação interna nas empresas. Vamos lá?
1. Entenda o que é comunicação interna
Antes de qualquer coisa, é preciso deixar bem claro que uma comunicação interna eficiente vai muito além de organizar reuniões com feedbacks e disponibilizar sua caixa de e-mail para sugestões e reclamações.
Estabelecer procedimentos que tornem a comunicação interna viável é essencial para que a empresa tenha conhecimento da sua realidade, como pontos a serem melhorados e satisfação dos funcionários. Com ela é possível aprimorar os relacionamentos e aumentar consideravelmente a produtividade com os recursos que já estão disponíveis.
Qual o impacto de um bom diálogo?
O clima organizacional é um elemento de imensa relevância no desempenho do funcionário. Afinal, um ambiente de trabalho saudável, agradável e motivador é a base para um colaborador satisfeito, levando-o a entregar resultados cada vez melhores. O bom diálogo auxilia justamente nesse ponto, criando bons vínculos entre os funcionários e seus gestores.
Quando a comunicação flui harmoniosamente entre os diversos setores, dificilmente haverá crises que desgastem psicologicamente o trabalhador ou resultem em má vontade e baixo desempenho em suas funções.
O que é necessário para essa comunicação?
A comunicação interna envolve todos os colaboradores de sua empresa, desde a pessoa encarregada pela manutenção das máquinas, até o mais alto executivo. Por isso, o diálogo dentro do ambiente profissional pode representar grandes desafios, visto que, na maioria dos casos, existe uma divergência considerável na forma de entendimento de cada um.
De forma resumida, é essencial que cada colaborador tenha pleno conhecimento de suas obrigações e tudo o que precisa para executar sua função com excelência. Além disso, é de suma importância que todos estejam cientes das estratégias adotadas pela companhia de modo geral, evitando notícias falsas que possam interferir na rotina, foco e desempenho do trabalhador.
Outro ponto indispensável para o sucesso dessa prática, é o planejamento adequado do time de Recursos Humanos (RH), já que é a porta de entrada da empresa e normalmente é o setor mais procurado quando o colaborador tem alguma dúvida, independentemente do assunto.
Como garantir excelência nessa prática?
Oferecer treinamentos bem estruturados e capacitações são essenciais para garantir o bom preparo dos líderes e membros da companhia que são porta-vozes da organização, ou seja, todos aqueles que falam por ela e transmitem as mensagens aos demais interessados — tanto para o público interno, quanto para o externo.
O modo que as ordens e comunicados são transmitidos aos funcionários impacta diretamente na associação daquela informação e suas atitudes conseguintes. Por isso, é muito importante que os líderes e gerentes passem por treinamentos periódicos que os preparem da melhor forma possível para lidar com essas situações.
2. Saiba porque ela é tão importante para as empresas
Já ficou bem claro que a comunicação tem um papel crucial no ambiente profissional, mas qual a relação dela com a produtividade dos colaboradores? Como investir nesse hábito pode influenciar diretamente na produção de sua empresa?
Retomando um conceito apresentado no início do artigo, sabemos que oferecer um bom ambiente de trabalho garante melhor rendimento por parte dos funcionários. Mas um fato que muitos ignoram é que grande parte do sucesso desse ambiente é baseado na boa comunicação.
O modo como os gestores lidam com seus subordinados, a dificuldade em obter informações concretas e confiáveis sobre a situação da empresa, até mesmo as fofocas e falsas notícias que são espalhadas e causam stress, atrapalhando — e muito — a rotina de trabalho das pessoas.
Uma comunicação transparente garante que o ambiente interno seja mais leve e eficiente, evitando diversos problemas que possam prejudicar a produtividade e comprometer a motivação dos funcionários. O cenário ideal consiste no treinamento adequado dos líderes para transmitir e receber mensagens da forma correta, onde os procedimentos de troca de informações funcionem e as relações entre os membros de todas as equipes sejam leves, positivas e prazerosas.
3. Conheça os benefícios de uma boa estratégia de comunicação
Para ficar ainda mais evidentes as vantagens proporcionadas pela boa comunicação interna, separamos os principais benefícios dessa ação para você entender de uma vez por todas e traçar uma estratégia hoje mesmo para sua empresa:
Melhora a produtividade e alinha as informações
Poder contar com um sistema eficiente de comunicação interna é essencial para certificar que as informações sejam transmitidas de forma confiável, rápida e completa para os colaboradores. Isso garante que todos estejam cientes dos principais eventos e trabalhem em conjunto por um mesmo objetivo, tendo conhecimento de todos os detalhes dos projetos — o que evita atrasos e inconsistências.
Permite que os funcionários exponham suas dúvidas e sugestões
Para uma boa gestão, é de suma importância ter conhecimento das principais dores da empresa e quais propostas de soluções das pessoas que trabalham lá. Muitas vezes, uma questão pode ser facilmente resolvida por um funcionário de cargo mais baixo, considerando que ele convive diretamente com situações que nem sempre chegam ao conhecimento do administrador.
Por isso, incentive a comunicação com todos os colaboradores e não desperdice o conhecimento de quem lida com as qualidades e defeitos da sua empresa. As propostas apresentadas podem te surpreender — e muito!
É uma forma de identificar falhas e soluções
Não dar a devida importância ao que o trabalhador pensa é um enorme erro, pois eles estão em contato direto com as feridas da empresa e, na maioria das vezes, são os principais meios de contato com os clientes. Ou seja, esse conhecimento deve ser usado de forma estratégica nos momentos de tomadas de decisões.
É importante que o gestor se mostre sempre disponível para ouvir as sugestões e reclamações dos colaboradores para avaliar quais ações devem ser tomadas para proporcionar um ambiente de trabalho mais harmônico e agradável.
Esse é um ponto crucial quando falamos de gestão de pessoas, pois todos desejam ser ouvidos e levados a sério e uma empresa não é composta apenas de altos cargos, ou seja, ela depende da satisfação e do bom trabalho dos cargos mais baixos para que continue exercendo sua função e atendendo às necessidades dos clientes.
Diminui o turnover da empresa
Dependendo do porte da empresa, é comum que haja alta rotatividade de cargos mais baixos e isso não é nem um pouco vantajoso para a companhia — tanto para saúde organizacional, quanto financeira.
Uma excelente forma de superar essa dificuldade é mostrar que, independentemente do cargo do funcionário, a empresa se importa com o bem estar dele e o que ele tem a dizer. Nesses casos, uma comunicação interna bem estruturada é crucial, pois além de valorizar os colaboradores e as propostas de melhorias sugeridas por eles, a empresa certamente caminhará de forma mais sólida, pois as equipes serão melhor estruturadas.
Evita conflitos de informações
Quanto maior for o quadro de funcionários, mais fácil será corromper uma informação. Isso acontece pelo fato de cada um interpretar de forma diferente um mesmo acontecimento e só reforça a importância de um canal oficial onde a empresa consiga se pronunciar de forma clara e direta.
Essa distorção pode acontecer por falta de atenção ou até mesmo má fé de algum funcionário, afetando diretamente a produtividade e foco da equipe. A única forma de evitar isso é sempre valorizar a transparência e garantir acesso de todos a um canal oficial, além de deixar sempre uma pessoa responsável por sanar eventuais dúvidas sobre os acontecimentos divulgados.
Ganhos financeiros para o negócio
Estabelecer uma boa gestão de comunicação interna resulta em diversos benefícios para a empresa e um dos principais — e mais procurados — é relacionado à saúde financeira.
Como falamos, a comunicação tem um impacto direto na produtividade dos colaboradores, pois melhora o clima organizacional e proporciona um melhor ambiente de trabalho. Isso faz com que eles se sintam motivados e entreguem resultados cada vez melhores, evitando a contratação de mais pessoas sem necessidade.
Aumenta o diferencial competitivo
Todos esses pontos em conjunto resultam em algo que muitas empresas lutam para conquistar: diferencial competitivo.
As companhias são feitas de pessoas, então é de suma importância que essas pessoas estejam alinhadas com o objetivo da empresa para que possam caminhar em uma mesma direção. Não dar importância ao que os colaboradores têm a dizer é um dos maiores erros cometidos pelos gestores, assim como não informar com clareza o que espera de cada um.
O mundo dos negócios é uma via de mão dupla, então saber falar e ouvir é essencial para conseguir manter sua competitividade. Lembre-se sempre: funcionários motivados e satisfeitos com suas profissões são o maior combustível que uma empresa pode ter.
4. Perceba quais são os riscos causados pela falta de comunicação
Já que citamos os benefícios da boa comunicação interna, vamos falar também dos riscos que a falta dela pode causar.
Falta de aproveitamento de funcionários
Com uma comunicação problemática, é comum que dois (ou mais) colaboradores realizem a mesma tarefa, por exemplo. Afinal, não tem como um saber que o outro já está cuidando do assunto. Outro caso muito comum é o retrabalho por falta de informação referente ao projeto, que acaba exigindo diversos ajustes para que fique de acordo com o que foi prometido.
Esses são apenas alguns dos exemplos mais comuns da falta de aproveitamento de funcionários, e são também os maiores motivos de gastos desnecessários, pois a empresa acaba contratando mais mão de obra para atender a demanda por não identificar a falha.
Gastos desnecessários
Não são raros os casos em que alguns colaboradores excedem sua jornada de trabalho enquanto outros passam boa parte do dia ociosos. Esse é mais um exemplo da falta de comunicação interna em que as atividades não são distribuídas corretamente, resultando em custos desnecessários como pagamento de hora extra e gasto com funcionários ociosos.
Isso pode ser facilmente corrigido, adotando um diálogo mais eficiente e supervisionando as atividades dos funcionários, conseguindo assim identificar a falha de distribuição de funções e cortando despesas com horas de trabalho excedidas.
Insatisfação e rotatividade de colaboradores
A brecha na comunicação interna resulta em um ambiente de trabalho pesado e exaustivo, gerando insatisfação nos funcionários e, posteriormente, seu desligamento para buscar algo que proporcione mais vantagens profissionais.
Essa rotatividade, conhecida também como turnover, é uma das métricas que o setor de recursos humanos mais tenta reduzir, pois apresenta custos altíssimos para a empresa e, mais uma vez, a comunicação entra como pronto principal para a solução.
5. Conheça essas 4 estratégias para melhorar a comunicação na sua empresa
Sabendo dos impactos da comunicação na sua empresa, vamos conhecer algumas estratégias essenciais para garantir o máximo aproveitamento dessa prática. Confira:
1. Tenha um ponto de informação fixo
Ter um ponto de informação fixo, como um quadro de anúncios — físico ou virtual — pode ser um excelente ponto de partida. Ele deve ficar em um local de com grande circulação dos funcionários e em um ponto estratégico onde todos possam ver quando algo novo for anexado. Se ele for online, pode ser fixado como página web inicial, por exemplo.
2. Use a tecnologia
A tecnologia é grande aliada quando o assunto é otimização de processos. Opções como chats ou página oficial de notícias da empresa podem ser alternativas viáveis para as equipes que trabalham o dia todo com computadores.
Outra forma de tornar o diálogo uma prática mais simples e dinâmica é disponibilizar um aparelho celular com número comercial para que os funcionários possam utilizar o WhatsApp e suas funções como meio de comunicação entre si, sem misturar seus números pessoais. Essa alternativa é excelente para quem passa boa parte do tempo fora do ambiente de trabalho.
3. Incentive o diálogo
Promover ações de integração entre equipes é essencial para um ambiente de trabalho mais harmônico. Para isso, aposte em eventos como happy hour, festas de confraternização de fim de ano, viagens de convenção, almoço em equipe para comemorar uma meta alcançada, etc. Essas ações incentivam a aproximação dos funcionários e permite um diálogo mais leve e descontraído.
4. Pratique o feedback
Como falar de comunicação sem mencionar o feedback? Essa é uma das ferramentas mais importantes para uma comunicação interna clara e eficiente, pois permite que os gestores e funcionários expressem suas expectativas, dificuldades e insatisfações.
É importante que ele seja feito periodicamente e enfatize as conquistas dos funcionários. Pensar de forma estratégica nesse momento é fundamental para obter as informações desejadas e mostrar ao funcionário o que a empresa espera dele.
6. Principais ferramentas de comunicação
Você certamente já percebeu que manter um contato claro e direto com os colaboradores da empresa é de suma importância para garantir um bom rendimento, certo? Mas quais as melhores ferramentas para facilitar esse processo?
O mercado disponibiliza diversas tendências que atendem a todas as demandas, desde as mais clássicas e simples, até as mais rebuscadas e tecnológicas. Tudo depende do perfil dos funcionários e do orçamento disponível. Para te ajudar com essa escolha, listamos as principais ferramentas e suas características:
Intranet
A intranet é uma espécie de rede corporativa em que os acessos são restritos aos membros da companhia. Essa ferramenta permite publicar informações de interesse geral, desenvolver trabalhos em grupo, gerenciamento de sistemas, entre outras atividades primordiais.
O que mais chama atenção é reunir em um único lugar tudo que o funcionário precisa para se manter atualizado em relação aos acontecimentos importantes da empresa, facilitando a comunicação e evitando a necessidade de acessos externos a web — o que ajuda a proteger a empresa contra ameaças cibernéticas e no desvio do foco dos trabalhadores com o consumo de outros conteúdos não relacionados as suas atividades durante o expediente.
Rede social corporativa
Criar uma rede social corporativa vinculada à sua intranet pode ser uma excelente forma de potencializar a comunicação interna, pois, além de divulgar informações pertinentes à empresa, ainda funciona como uma ferramenta de interação e relacionamento profissional.
Dessa forma, é possível compartilhar eventos que sejam de interesse das equipes, matérias importantes, fotos de confraternizações, além, claro, de servir como um meio de conversação ágil e eficaz.
Apesar de ainda ser uma das ferramentas mais utilizadas pela praticidade e baixo custo, essa pode não ser a melhor opção quando o assunto for urgente ou se tratar de uma informação muito importante.
Diante de um grande fluxo de recebimentos diários, o e-mail pode acabar se perdendo em meio aos demais ou sendo encaminhado automaticamente para a caixa de spam.
Newsletter
Para estabelecer uma comunicação mais pontual, uma excelente opção é a newsletter. Ela pode ser usada como uma espécie de periódico da empresa, apresentando as principais informações, como mudanças futuras, novidades sobre o mercado, inovações na área de atuação, metas alcançadas, colaboradores que receberam destaque pelo bom desempenho, etc.
É importante pensar em alguma ação criativa que desperte a curiosidade dos funcionários e potencialize o consumo desse conteúdo. Pode ser inserindo mensagens motivacionais, charges, cases de sucesso, agenda de eventos e confraternizações, ou qualquer outro tópico que atraia a atenção.
Caixa de sugestões
A maioria das pessoas não dão o merecido reconhecimento a essa ferramenta, mesmo sendo uma das formas mais eficazes de democratizar a comunicação interna. A caixa de sugestões permite que todos tenham voz ativa no momento de compartilhar com seus gestores sugestões ou pontos a serem melhorados.
Muitos colaboradores têm ótimas ideias de melhoria para a organização, mas por vergonha, receio, ou qualquer outro motivo, acabam não expondo suas opiniões. É de suma importância compreender as necessidades e pontos de vista dos funcionários para oferecer um ambiente de trabalho mais agradável, acolhedor e justo.
Reuniões online
Atualmente podemos contar com ferramentas como Skype e Hangout que são altamente seguras e eficientes para se comunicar, mesmo em casos de grupos maiores. A comodidade dessas ferramentas proporcionam aos usuários a prontidão de reunir diversas pessoas em uma discussão, sem importar a localização de cada uma.
Para que uma reunião seja produtiva, é importante manter o foco e seguir um roteiro de informações que devem ser abordadas ao longo dela, para que não fuja muito do assunto e não seja longa demais.
Os principais benefícios dessa prática são:
- conversas mais diretas que não exigem comparecimento físico do colaborador;
- não interferem na produtividade;
- não se faz necessária uma logística elaborada para incluir os interessados;
- são extremamente eficientes em casos pontuais que exijam urgência;
- exige apenas que o usuário disponha de um dispositivo conectado à internet para participar.
A era tecnológica em que vivemos nos oferece diversas possibilidades que auxiliam procedimentos básicos nas empresas, facilitando a comunicação e otimizando processos. Mas, por mais que sejam excelentes alternativas para adaptar os compromissos em meio a uma rotina agitada, claro que as ferramentas virtuais não substituem por completo as reuniões presenciais.
É de suma importância que os gestores levem em consideração cada ponto abordado ao longo do artigo para compreender o peso que uma boa comunicação interna tem na produtividade da empresa, e mais que isso, é importante que ele esteja sempre aberto a ouvir as sugestões dos colaboradores e seja capaz de adequar os processos para a realidade e o perfil da companhia.
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