Como aumentar a produtividade da empresa é uma dúvida comum e bastante recorrente entre boa parte dos administradores. Não há como negar o fato de que, diante de um mercado cada vez mais competitivo, o crescimento do negócio está diretamente relacionado aos seus níveis de performance.
Assim como a respiração está para a saúde do corpo, a produtividade está para o sucesso da organização. Seja de pequeno, médio ou grande porte, todas podem ter problemas quanto ao desempenho.
No entanto, o que não faltam são alternativas para otimizar a eficiência organizacional. Nesse sentido, a tecnologia tem se mostrado de grande ajuda, proporcionando aprimoramentos e trazendo diferentes benefícios.
E foi pensando exatamente nisso que elaboramos este artigo. A seguir, você verá quais são essas vantagens e como aumentar a produtividade da empresa usando a tecnologia. Continue a leitura e confira!
Melhoria da comunicação interna
Começaremos então pela melhoria da comunicação interna. Quando utilizada de maneira adequada, a tecnologia promove uma troca de informações rápida e efetiva, reduzindo os desencontros e, consequentemente, os problemas relacionados à inconsistência do diálogo interno.
As principais dificuldades se referem ao compartilhamento dos dados e conhecimentos operacionais e à falta de coesão nos informes. Em boa parte das empresas, o que resulta diante dessas realidades é um verdadeiro caos.
Nesse contexto, obter bons níveis de produtividade não é uma tarefa fácil. Por isso, é fundamental proporcionar uma comunicação interna de qualidade, fornecendo recursos tecnológicos que favoreçam a criação de normas e padrões.
Para ilustrar, podemos citar os softwares de comunicação corporativa como Slack e Microsoft Teams, ambos excelentes. Além disso, a implantação de uma intranet também pode contribuir para o fluxo de informações e, assim sendo, para o aumento da produtividade.
Maior eficiência operacional
Outro benefício que vale ser mencionado é a maior eficiência operacional. Tenha em mente que os procedimentos relacionados às operações devem ser desempenhados de um modo mais inteligente.
Dessa forma, os custos diminuem, a quantidade de profissionais envolvidos em cada demanda é reduzida, a utilização dos recursos é aprimorada e o tempo atribuído para o cumprimento das atividades é otimizado.
Contudo, para que se possa conquistar essa eficácia, o uso da tecnologia é indispensável. É necessário integrar os departamentos e seus respectivos processos, trazendo o controle do negócio para um único local.
Nesse caso, deve-se considerar os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning/Planejamento dos Recursos Empresariais). Em resumo, trata-se de uma solução que permite a gestão integrada do negócio, desenvolvida para auxiliar as organizações no que corresponde a:
- contas a pagar e receber;
- compras;
- vendas;
- emissão de notas fiscais;
- controle de estoque;
- terceirizações;
- atividades logísticas;
- desenvolvimento dos produtos.
Sem dúvida, a adoção de um ERP é essencial para o sucesso de uma empresa. O motivo, para muitos, é o fato associado à facilidade de acesso aos dados. Essa é uma de suas principais características, que:
- melhora a comunicação;
- diminui os erros humanos;
- elimina as atividades pouco produtivas;
- traz consistência para a realização das tarefas;
- simplifica os trabalhos administrativos;
- promove melhorias no atendimento aos clientes;
- conduz a melhores tomadas de decisão.
Por oportunizar a padronização e a automatização dos processos, essa tecnologia certamente contribui para o ganho de produtividade da companhia.
Organização do setores
Quanto mais organizados os setores, maior a produtividade da empresa. Nesse sentido, além dos sistemas ERP, há uma série de outras aplicações tecnológicas a ressaltar.
Os softwares de CRM (Customer Relationship Management/Gestão de Relacionamento com o Cliente) e WMS (Warehouse Management System/Sistema de Gestão Logística) servem como exemplos.
O primeiro diz respeito ao controle e à execução de todas as atividades referentes ao setor comercial (prospecção, vendas e pós-vendas). O segundo, por sua vez, se “responsabiliza” por gerir tudo que se relaciona ao departamento logístico (recebimentos, entregas, estoque e distribuição como um todo).
Porém, não poderíamos deixar de mencionar os aplicativos de organização, como:
- Evernote: solução que funciona como uma espécie de bloco de notas, porém, repleto de recursos e funcionalidades para trabalhos em equipe, anotações, compartilhamento de informações etc.
- Trello: ferramenta muito utilizada para a gestão de projetos, permitindo organizá-los de acordo com os seus estágios. É possível incluir as etapas, os responsáveis pelas execuções e muito mais;
- Asana: bastante semelhante ao Trello, com diferenças funcionais.
Segurança dos dados
Engana-se quem pensa que a segurança dos dados não contribui para o aumento da produtividade na empresa. Imagine perder as informações relativas aos projetos e trabalhos em geral e agora pense nos problemas que isso poderia gerar para o andamento do negócio.
Pois então, é por essa razão que se deve garantir a proteção dos dados, até porque, mais do que apenas prejudicar o prosseguimento das tarefas, perdê-los pode colocar a sua companhia em sérios riscos.
De uma forma ou outra, voltando ao aspecto da produtividade, é importante garantir a segurança das informações de modo a evitar a perda dos registros. Para isso, não há nada que substitua a tecnologia.
Por fim, cabe salientar que além de tornar o ambiente mais produtivo, as soluções tecnológicas trazem novas oportunidades de capacitação, desenvolvimento e aprendizado, tanto para os funcionários quanto para os gestores.
E se já não bastasse, a aplicação dos sistemas de tecnologia (desde que sejam adequados à realidade do negócio) promove a redução de custos, a melhora dos produtos e/ou serviços e o ganho de competitividade no mercado.
Certamente, a organização que não investir na modernização dos seus processos não existirá por muito tempo. Portanto, é interessante estar sempre ambientado aos recursos tecnológicos que podem contribuir para o ganho de eficiência organizacional, tanto na parte operacional quanto na administrativa.
Estude as opções disponíveis e veja quais delas poderiam ser vantajosas para o seu negócio. Aqui, vai a dica: busque soluções pensando em conquistar o melhor desempenho possível. Ao fazer isso, suas chances de sucesso aumentarão, com certeza.
Esperamos que tenha gostado deste artigo sobre como aumentar a produtividade da empresa usando a tecnologia. Se você deseja ficar por dentro de mais assuntos relevantes, assine a nossa newsletter agora mesmo para receber os nossos melhores conteúdos diretamente em seu e-mail!