Seu negócio está inserido em um mundo globalizado e conectado. Os clientes exigem cada vez mais agilidade na hora de contratar serviços e comprar produtos, e a conexão 24 horas por dia é uma realidade do mercado da atualidade.
Nesse contexto, surge a demanda para que os seus colaboradores — assim como o seu negócio como um todo — sejam acessíveis a todo momento. Uma das formas de fazer isso é por meio de um plano de telefone de qualidade.
Porém, diante de tantas opções, como saber qual o melhor para a sua empresa? É exatamente isso que você vai descobrir agora! Leia este artigo e entenda o que considerar na hora de escolher um plano de telefonia para o seu negócio.
Como funcionam os planos de telefonia empresariais?
As empresas de telefonia oferecem uma série de planos diferentes para atender às diversas necessidades do mercado. Isso porque cada cliente tem uma demanda específica, sendo que é importante se ater às especificidades de cada um para oferecer o melhor serviço possível.
Dessa forma, surgem os planos de telefonia empresariais. Eles se diferenciam dos planos pessoais uma vez que foram criados especificamente para atender às demandas de empresas, independentemente do porte.
Porém, isso não indica uma uniformidade nos planos — pelo contrário. Eles podem agregar serviços de telefonia fixa e móvel, internet, entre outros benefícios. Os pacotes também podem ter opções relacionadas a várias linhas e chips — para serem disponibilizados aos colaboradores — entre outras opções.
O que é um bom plano de telefone?
Diante de tanta diversidade, você pode ficar confuso sobre o que considerar na hora de escolher um plano de telefone para a sua empresa e o que significa um bom serviço. Não existe uma resposta única para essa pergunta.
Isso significa que não há um plano de telefonia empresarial que seja o ideal para todas as empresas, independentemente das características e necessidades de cada uma. É exatamente por isso que você encontra tanta diversidade nesse setor.
Portanto, um bom plano de telefone é aquele que atende às suas demandas de maneira específica. Ou seja, é o que supre todas as necessidades da sua empresa, com tarifas adequadas ao seu orçamento e serviços coerentes com o que você precisa.
Porém, existem alguns elementos que demonstram maior qualidade do plano de telefone. Além disso, alguns serviços oferecem diferenciais em relação a outros, assim como há elementos que devem ser considerados na hora de analisar os contratos oferecidos.
Qual a importância de contar com um bom plano de telefone?
Contar com um bom plano de telefone para a sua empresa pode ser essencial para o bom funcionamento do negócio, trazendo uma série de benefícios.
Em primeiro lugar, está a comunicação, tanto internamente quanto com os clientes. Isso porque, apesar de a internet ganhar cada vez mais espaço na sociedade na qual a sua empresa está inserida, o uso do telefone ainda é muito frequente.
Muitas pessoas preferem se comunicar dessa forma devido à resposta em tempo real e à possibilidade de resolver problemas ou tirar dúvidas com maior agilidade. Afinal, ninguém quer ficar horas aguardando uma resposta por e-mail ou mensagem instantânea na hora de resolver um problema importante.
Dessa forma, ao contar com um plano de telefone de qualidade, você é capaz de atender a essas demandas dos clientes com eficiência. Assim, a qualidade do serviço oferecido aumenta e melhoram os índices de satisfação de quem adquire seus produtos ou serviços.
Além disso, os colaboradores também podem utilizar o telefone da empresa para se comunicar entre si, tanto dentro quanto fora da empresa. Isso porque existem muitos setores que dependem do trabalho de outros — como é o caso da área administrativa e do RH, por exemplo.
Portanto, com um bom plano de telefonia, você também melhora esse tipo de comunicação interna da sua empresa, o que agiliza o trabalho das equipes e aumenta a produtividade dos colaboradores como um todo.
E os benefícios não param por aí! Um bom plano de telefone, adequado às necessidades da sua empresa, também gera economia para o negócio. Isso porque você pode contratar um serviço com taxas menores para as ligações mais frequentes realizadas pela sua companhia. Dessa forma, reduz os gastos, potencializando os seus lucros.
Além disso, o plano de telefonia de qualidade também pode oferecer outros serviços, como telefonia móvel para todos os colaboradores e internet. Com isso, além de melhorar a comunicação, a satisfação do colaborador ainda aumenta, por poder contar com um celular empresarial específico para resolver assuntos do trabalho dentro da empresa.
Dessa forma, um plano de telefone no seu negócio pode se tornar um diferencial para a empresa, melhorando a qualidade do trabalho na organização e a satisfação dos clientes. Além disso, ainda pode ser uma forma de reduzir os custos do negócio e, com isso, melhorar o desempenho da organização e potencializar os seus resultados e lucros.
O que considerar na hora de escolher um plano de telefone?
Agora que você já sabe a importância de contar com um bom plano de telefone na sua empresa, é hora de entender o que é preciso levar em conta para escolher o melhor. Portanto, continue a leitura!
O número de colaboradores na empresa
Um dos primeiros elementos que você precisa levar em consideração na hora de escolher um plano de telefone para a sua empresa — principalmente se incluir telefonia móvel — é o número de colaboradores que vão utilizar o serviço. Isso porque podem ser impostos limites ao número de dependentes e, dessa forma, é necessário que você entenda qual plano é o mais adequado ao tamanho da organização.
Provavelmente, todos os setores da sua empresa precisam estar incluídos no plano de telefonia fixa, porém, esse não é o caso dos celulares. Portanto, aproveite esse momento para determinar também quais são aqueles setores que efetivamente têm a necessidade de um plano de telefonia móvel.
Dessa forma, você é capaz de determinar exatamente a necessidade de cada tipo de serviço para a sua organização e, dessa forma, escolher o melhor plano de telefone para a empresa, sem gastos desnecessários.
A reputação da empresa que oferece o serviço
Existem diversas organizações que oferecem serviços de telefonia empresarial, e um dos grandes erros na hora de contratar é focar apenas os custos financeiros.
Isso porque, ao escolher um plano de telefone para o seu negócio, você está fechando um contrato de serviço com uma outra empresa, o que significa que vocês vão estabelecer uma relação de longo prazo em torno de uma atividade essencial para o bom funcionamento do seu negócio.
Portanto, qualquer problema deve ser resolvido com agilidade. Além disso, é preciso muita transparência na relação, de forma a garantir a integridade da empresa em relação ao cumprimento do contrato estabelecido. Tudo isso pode ser apurado quando você pesquisa sobre a reputação da marca escolhida perante o mercado.
Dessa forma, entre em contato com pessoas que trabalham em outras empresas e converse sobre o plano de telefonia utilizado e a qualidade da relação com a prestadora de serviço. Além disso, pesquise em fóruns ou sites sobre as principais reclamações e elogios, garantindo a melhor escolha para o seu negócio.
Valores e taxas do pacote
Da mesma forma como você precisa levar em consideração o tipo de ligação realizada pelos colaboradores da sua empresa, também é importante ficar atento aos valores e taxas do plano de telefone escolhido por você.
Portanto, leia atentamente todos os termos e condições dos planos pesquisados e analise de perto os contratos das operadoras. É preciso ficar muito atento ao valor final que a sua empresa pagará em relação a cada uma das opções de planos de telefonia, de forma a escolher aquele que traga a melhor relação custo-benefício para o seu negócio.
Também fique atento ao tipo de taxa em relação às linhas dependentes que serão contratadas, assim como de telefonia fixa e internet. Tudo isso deve passar por uma análise do setor financeiro da sua empresa, de modo a simular o valor total pago em cada uma das opções e, a partir disso, definir qual o melhor plano para você.
Segurança dos dados
Os dados de um plano de telefonia são compartilhados, e os seus colaboradores podem utilizar esses serviços para transmitir informações importantes e sigilosas entre a equipe, além de realizar tarefas por meio de ferramentas virtuais que incluam informações que não devem ser compartilhadas.
Portanto, é essencial que você leve em consideração a segurança que determinado plano oferece para a sua empresa, porque é preciso garantir que toda a informação compartilhada fique dentro da organização, evitando problemas com clientes e concorrentes.
Área de cobertura do plano
Em muitas empresas, os colaboradores precisam se locomover de um lugar para outro diariamente. Algumas vezes, essa locomoção é entre cidades pequenas, do interior do estado, o que pode acarretar a perda do sinal de celular.
Nesse caso, imagine a situação: seu colaborador vai prestar um serviço ou fechar um contrato com um cliente do interior de Minas Gerais. Chegando à cidade, ele não tem sinal para se comunicar nem com a empresa matriz, nem com o cliente. Dessa forma, a viagem pode ser em vão e você pode perder uma relação muito importante para o seu negócio.
Portanto, outro elemento a ser levado em consideração na hora de escolher um plano de telefone para a sua empresa é a área de cobertura da operadora escolhida. Quando maior a área, menor a probabilidade de essa situação ocorrer, evitando que você perca contratos ou clientes devido a uma comunicação ineficaz por telefone.
Quais diferenciais devem ser analisados?
Além de todos esses elementos que devem ser levados em consideração na hora de contratar um bom plano de telefonia para o seu negócio, também é essencial que você analise alguns diferenciais oferecidos pelas empresas. Isso porque eles podem ser exatamente o que vai fazer com que você opte por fechar um contrato em detrimento de outro. Descubra agora alguns deles!
Benefícios extras oferecidos
Alguns planos de telefone oferecem uma série de benefícios para as empresas que podem significar grandes vantagens na hora de optar por um ou outro contrato. Uma prestadora de serviço pode, por exemplo, oferecer celulares para todas as linhas de telefone móvel contratadas pelo seu negócio. Além disso, podem oferecem modem de internet ou telefones fixos de qualidade para a organização.
Esse é um diferencial, uma vez que economiza gastos que a sua empresa poderia ter com esse tipo de serviço ou equipamento. Além disso, o fornecimento de celulares de qualidade para a equipe pode aumentar a satisfação e motivação dos colaboradores com o negócio como um todo, o que impacta os resultados da empresa.
Pacote de internet
Quando você contrata um plano de telefone, principalmente se ele incluir a telefonia móvel, é essencial ficar atento ao pacote de internet oferecido. Isso porque, na atualidade, o acesso à internet 24 horas por dia e de qualquer lugar é essencial para manter uma comunicação eficaz, principalmente com a sua equipe de trabalho.
Portanto, a velocidade e o limite dos pacotes de dados oferecidos pelas empresas de telefonia são um outro aspecto a ser levado em consideração na hora de contratar esse serviço. É preciso que você tenha consciência sobre o tipo de utilização que os seus colaboradores vão fazer desses serviços e a adequação do pacote oferecido à realidade da equipe, para garantir a qualidade do plano e a satisfação do time.
Ligações gratuitas
Os seus colaboradores precisam se comunicar entre si e com os clientes da empresa, sendo que as ligações são uma das formas mais utilizadas para isso. Portanto, quando um pacote de telefonia oferece a opção de ligações gratuitas, esse pode ser um grande diferencial para a sua escolha.
Alguns pacotes oferecem a opção de ligações para a mesma operadora ou para telefones fixos sem taxas. Outros ainda podem dar a opção de ligações para outros DDDs, quando da mesma operadora, sem cobrar nenhum valor adicional — o que pode representar uma grande economia para a sua empresa.
Porém, sempre é importante lembrar que esse ponto só é válido quando é coerente com as demandas do negócio. Isso significa que não adianta nada ter ligações gratuitas para outros países, se esse é um tipo de serviço que você não utiliza. Tudo isso deve ser levado em consideração na escolha do melhor plano de telefonia.
SMS e redes sociais
As mensagens de texto, seja via SMS ou redes sociais — como é o caso de aplicativos de mensagens instantâneas —, estão ganhando cada vez mais espaço como forma eficiente de comunicação. Portanto, quando um plano de telefonia oferece acesso ilimitado a esses serviços, esse pode ser uma grande vantagem para você e sua equipe.
Dessa forma, mesmo com o vencimento do pacote de dados utilizado nos telefones móveis, os colaboradores da sua empresa podem continuar se comunicando sem problemas. Além disso, esse tipo de acesso melhora a satisfação da equipe com o serviço contratado, impactando os resultados do negócio como um todo.
Flexibilidade para mudanças
A situação da sua empresa pode mudar a qualquer momento. Isso significa que, se hoje você atende muitos clientes na sua localidade, pode, por uma indicação ou devido a estratégias de marketing eficientes, passar a atender pessoas em outras regiões do país — ou até mesmo do mundo.
Portanto, pode ser que o plano de telefone escolhido hoje não seja o ideal em seis meses ou um ano. Isso significa que um grande diferencial a ser analisado na hora de contratar esse tipo de serviço é a possibilidade de flexibilizar o plano e renegociá-lo, caso ele não esteja mais se adequando às suas necessidades.
Dessa forma, você pode garantir a qualidade do serviço oferecido aos seus clientes e colaboradores sem precisar pagar muito mais por isso. Além disso, evite gastos por ter que manter um plano de telefone inadequado à realidade da sua empresa ou por quebra de contrato.
Wi-fi para clientes
Outra opção que pode ser um grande diferencial quando se fala em planos de telefonia é contar com um serviço de internet dentro da empresa em um mesmo plano. Isso se mostra ainda mais vantajoso quando você tem uma loja, uma vez que possibilita o fornecimento de wi-fi para clientes de forma gratuita.
Isso é um grande atrativo para o público, uma vez que a internet já faz parte da vida diária de muitas pessoas. Caso você tenha um restaurante ou um café, por exemplo, ainda pode utilizar esse serviço a seu favor, de forma a atrair pessoas que trabalhem em home office ou que precisem acessar a internet nos momentos de descanso.
Atendimento 24 horas
Em um mundo cada vez mais conectado, cada hora perdida representa grandes prejuízos para o seu negócio. Isso significa que, se o telefone de um determinado colaborador apresentar algum problema, é importante que você tenha como resolvê-lo, independentemente do horário.
Portanto, um outro grande diferencial quando se trata de serviços de telefonia empresariais é o atendimento 24 horas da operadora. Dessa forma, você garante que os seus problemas serão resolvidos rapidamente, sem prejuízo nas atividades da organização.
Como economizar na escolha do plano de telefone ideal?
A reputação da empresa, a qualidade de serviço oferecido, o atendimento e a internet são elementos a serem considerados na hora de encontrar um plano de telefone ideal para a sua empresa. Porém, é essencial não desconsiderar a possibilidade de economizar com esse tipo de serviço, encontrando aquele que oferece a melhor relação custo-benefício para a sua empresa.
Para isso, é necessário tomar alguns cuidados na hora de analisar os planos. Comece fazendo um levantamento das demandas da sua empresa, entendendo melhor qual é o tipo de utilização de cada um dos serviços que você pretende contratar. Para isso, crie um relatório de utilização de telefonia na sua empresa e analise os dados desse documento.
A partir disso, você pode selecionar algumas opções de planos de acordo com as demandas do seu negócio, buscando identificar aqueles que mais se aproximam do que seria um plano de telefone ideal. Após essa seleção prévia, entre em contato com as empresas responsáveis e simule um contrato para o seu negócio.
Para garantir a economia, o ideal é que você faça simulações com a equipe do administrativo-financeiro do negócio sobre o valor final da conta em cada um dos casos. A simulação deve ser detalhada e envolver cálculos precisos de acordo com os relatórios passados da empresa.
A partir daí, você tem em mãos o plano de telefonia mais econômico para o seu negócio. Você pode, também, renegociar o contrato com as empresas e discutir possíveis soluções, de forma a garantir o melhor custo-benefício para esse serviço.
O plano de telefone é um serviço essencial para o bom funcionamento do negócio e um relacionamento mais fluido com clientes. Porém, para escolher o melhor para a sua empresa, é importante que você saiba quais aspectos deve levar em consideração e quais são os diferenciais que agregam valor ao serviço oferecido. Além disso, busque pelo serviço que ofereça o melhor custo-benefício para o negócio, economizando nas contas telefônicas da sua empresa.
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